Hartstad shortlease hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze Privacy policy willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Hartstad Shortlease houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacy policy

Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt

Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens

Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is

Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt

Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren

Als Hartstad Shortlease zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze Privacy policy, of in algemene zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen, kan dit via de contactgegevens onderaan dit document.

Verwerking van persoonsgegevens van klanten of leveranciers

Persoonsgegevens van klanten of leveranciers worden door Hartstad Shortlease verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

Administratieve doeleinden

Communicatie over de opdracht en/of uitnodigingen
Het uitvoering geven aan of het uitgeven van een opdracht

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

De overeengekomen opdracht of contract

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Hartstad Shortlease de volgende persoonsgegevens van u vragen:

• Naam/ voorletters/ tussenvoegsel
• Adresgegevens
• Telefoonnummer
• Geboortedatum en -plaats
• E-mailadres
• Geslacht
• Rijbewijsnummer en vervaldatum
• Paspoortnummer en afgiftedatum
• Bankrekeningnummer
• Loonstrook
• Creditcardnummer en vervaldatum

Uw persoonsgegevens worden door Hartstad Shortlease opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

Gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar

Verwerking van persoonsgegevens van Nieuwsbriefabonnees

Persoonsgegevens van Nieuwsbriefabonnees worden door Hartstad Shortlease verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

Het informeren van de persoon d.m.v. nieuwsuitingen

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

• Het inschrijvingsformulier Nieuwsbrief

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Hartstad Shortlease de volgende persoonsgegevens van u vragen:

• Naam/ voorletters/ tussenvoegsel
• E-mailadres

Uw persoonsgegevens worden door Hartstad Shortlease opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

Gedurende de periode dat men aangemeld is en na afmelden nog maximaal 3 maanden

Verwerking van persoonsgegevens van prospect en/of geïnteresseerde

Persoonsgegevens van prospect en/of geïnteresseerde worden door Hartstad Shortlease verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

Informatieverstrekking in de vorm van nieuwsbrieven en/of gerichte contacten

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

• Mondelinge toestemming, afgifte visitekaartje

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Hartstad Shortlease de volgende persoonsgegevens van u vragen:

• Naam/ voorletters/ tussenvoegsel
• Telefoonnummer
• E-mailadres

Uw persoonsgegevens worden door Hartstad Shortlease opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

Gedurende de periode dat men gezien wordt als een prospect en/of geïnteresseerde en daarna maximaal 5 jaar.

Verwerking van persoonsgegevens van Medewerkers

Persoonsgegevens van Medewerkers worden door Hartstad Shortlease verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

• Uitvoering geven aan de arbeidsovereenkomst

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

De arbeidsovereenkomst

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Hartstad Shortlease de volgende persoonsgegevens van u vragen:

• Naam/ voorletters/ tussenvoegsel
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Geboortedatum
• Salarisgegevens
• Kopie ID
• BSN-nummer
• Bankgegevens
• BTW aangifte

Uw persoonsgegevens worden door Hartstad Shortlease opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

Gedurende de periode dat men een contract heeft en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

• Het verzorgen van de internetomgeving van onze websites
• Het verzorgen van de (financiële) administratie
• Het verzorgen van nieuwsbrieven en uitnodigingen

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Binnen de EU

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn

Hartstad Shortlease bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Beveiliging

• Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;
• Alle personen die namens Hartstad Shortlease van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoord beleid op al onze systemen
• We zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is
• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten
• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen
• Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens

Rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Vragen

Als u naar aanleiding van ons Privacy Statement nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op!